KVKK Aydınlatma Metni

Veri sorumlusu: Bipaket Ambalaj ve Makina San. Tic. Ltd. Şti.

Adres: Alemdağ Mah. Meram Çıkmazı Sk. No:2B Çekmeköy / İstanbul

E-posta: bilgi@bipaket.net · Telefon: 0850 303 0584

MERSİS No: 0764 0398 0150 0014

Teklif, sipariş ve iletişim süreçlerinde aşağıdaki verileriniz işlenir:

• Kimlik: firma/işletme adı, tabela adı, yetkili kişi ad-soyad; şirket kuruluşu henüz yapılmamışsa kimlik doğrulaması amacıyla T.C. kimlik numarası.
• İletişim: telefon numarası, e-posta adresi, teslimat ve işletme adresi.
• Finans/ticari: vergi kimlik numarası ve vergi dairesi, teklif, sipariş, teslimat ve ödeme kayıtları.
• Müşteri işlem: portal üzerindeki sipariş geçmişi, hatırlatma ve bildirim tercihleri, izin kayıtları.
• Konum: işletme adresinizin haritada gösterilmesi, teslimat ve bölge planlaması amacıyla adresinizden türetilen yaklaşık koordinat bilgisi.
• Teslim kanıtı: Teslimatı kişiye yapılamayan siparişlerde, teslimin kanıtı olarak ürünün bırakıldığı yerin fotoğrafı, çekim anının saati ve konumu kaydedilir ve müşterimizle paylaşılır.
• Görüşme kayıtları: tarafımızla yaptığınız telefon görüşmelerinin ses kaydı, yazılı dökümü ve özeti.
• Pazarlama etkileşimi: tarafınıza gönderilen ürün koleksiyonu bağlantılarının açılma zamanı ve görüntülenme sayısı.
• Değerlendirme ve profil bilgileri: talepleriniz temelinde sistemlerimizce oluşturulan müşteri notları, ilgi alanı özetleri ve öncelik puanları.
• Mesajlaşma içeriği: WhatsApp, Instagram Direct ve Facebook Messenger üzerinden tarafımıza ilettiğiniz mesaj metinleri ile gönderdiğiniz görsel ve sesli kayıtlar; platformun sağladığı ölçüde görünen adınız, kullanıcı adınız, profil fotoğrafınız ve platforma özgü kimlik numaranız (IGSID/PSID).
• İşlem güvenliği: onay ve tercih kayıtlarına ilişkin IP adresi, tarayıcı (user-agent) bilgisi ve zaman damgası; sistem hata kayıtları.

• Fiyat teklifinin hazırlanması, iletilmesi ve takibi,
• Sözleşmenin kurulması ve ifası; sipariş, üretim planlama ve teslimat süreçlerinin yürütülmesi,
• Faturalandırma, tahsilat ve mali/hukuki yükümlülüklerin yerine getirilmesi,
• Müşteri iletişimi, talep ve şikâyetlerin karşılanması, sipariş hatırlatmalarının gönderilmesi,
• Tarafınızca iletilen mesajların sınıflandırılması ve yanıtlanması amacıyla yapay zekâ destekli sistemlerle işlenmesi,
• Hizmet kalitesinin ölçülmesi, hata tespiti ve bilgi güvenliğinin sağlanması,
• Ticari elektronik ileti gönderimine ilişkin yasal kayıtların tutulması ve İleti Yönetim Sistemi’ne (İYS) bildirilmesi,
• İzniniz bulunması veya mevzuatın izin verdiği hallerde tanıtım, kampanya ve duyuruların iletilmesi.

Teklif, sözleşme, sipariş, teslimat ve tahsilata ilişkin verileriniz “bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması” (m.5/2-c) hukuki sebebine dayanır.

Fatura, defter ve ticari kayıtlara ilişkin işlemeler ile ticari elektronik ileti onay/ret kayıtlarının saklanması “veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğünü yerine getirmesi” (m.5/2-ç) hukuki sebebine dayanır.

Sipariş hatırlatmaları, hizmet kalitesinin iyileştirilmesi, hata tespiti, bilgi güvenliği ve mesajlarınızın yapay zekâ destekli sistemlerle sınıflandırılıp yanıtlanması “ilgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla veri sorumlusunun meşru menfaatleri” (m.5/2-f) hukuki sebebine dayanır.

Talebiniz üzerine iletişime geçilmesi ve tarafınızca alenileştirilen iletişim bilgilerinin kullanılması hallerinde m.5/2-d ve m.5/2-e hukuki sebeplerine dayanılabilir.

Bu işlemeler için açık rıza aranmaz. Açık rızanın arandığı sınırlı hallerde rızanız, bu aydınlatma metninden ayrı ve ayrıca alınır; rızanızı dilediğiniz zaman geri alabilirsiniz.

Tarafımıza WhatsApp, Instagram veya Facebook üzerinden ilettiğiniz mesajlar; talebinizin anlaşılması, sınıflandırılması ve yanıtlanması amacıyla yapay zekâ tabanlı sistemlerle işlenmektedir. Mesajlaşma kanallarımızda size otomatik karşılama ve bilgilendirme mesajları iletilebilir.

Sohbet asistanımız “Doğa” bir yapay zekâ uygulamasıdır. Bizimle ilk mesajlaşmanızda bu Aydınlatma Metni’nin bağlantısı tarafınıza sohbet içinde iletilir; yapay zekâ destekli yanıt aldığınız bilgisi bu metin aracılığıyla verilmiş olur. Dilediğiniz an bir çalışanımızla görüşmeyi talep edebilirsiniz.

Gönderdiğiniz sesli kayıtlar metne dönüştürülebilir, görseller içerik analizine tabi tutulabilir ve mesaj geçmişiniz benzer talepleri eşleştirmek amacıyla sayısallaştırılabilir. Bu işlemler için yurt dışında yerleşik yapay zekâ hizmet sağlayıcıları kullanılmaktadır (bkz. 6. bölüm).

Yapay zekâ destekli asistanımız, ürün önerisi ve genel fiyat aralığı bilgisi içeren mesajları otomatik olarak iletebilir; bu mesajlar bilgilendirme niteliğindedir ve bağlayıcı değildir. Fiyat teklifi, sipariş ve sözleşmeye ilişkin bağlayıcı sonuç doğuran kararlar bir çalışanımızın incelemesi ve onayı olmaksızın alınmaz; asistanın hazırladığı teklif taslakları yalnızca çalışanımız onayladıktan sonra tarafınıza iletilir.

Hakkınızda hukuki sonuç doğuran veya sizi önemli ölçüde etkileyen kararlar münhasıran otomatik sistemlerle alınmaz. Buna rağmen aleyhinize bir sonuç doğduğunu düşünüyorsanız KVKK m.11/1-(g) uyarınca itiraz edebilirsiniz.

Kişisel verileriniz, yalnızca yukarıdaki amaçlarla sınırlı olarak ve KVKK m.8 ile m.9’a uygun biçimde aşağıdaki taraflarla paylaşılabilir:

• İleti ve iletişim hizmet sağlayıcıları: SMS gönderimi ve İYS entegrasyonu için Netgsm İletişim ve Bilgi Teknolojileri A.Ş.; WhatsApp, Instagram ve Messenger mesajlaşması için Meta Platforms; e-posta gönderimi için e-posta altyapı sağlayıcısı (Resend).
• Bilgi teknolojileri altyapısı: uygulama barındırma hizmeti (Vercel), veritabanı ve dosya saklama hizmeti (Supabase), hata izleme hizmeti (Sentry — kişisel veri alanları maskelenerek).
• Yapay zekâ hizmet sağlayıcıları: mesaj yanıtlama, metne dönüştürme ve içerik analizi amacıyla Anthropic, OpenAI ve zaman zaman kullanılabilen eşdeğer model sağlayıcıları.
• Sesli görüşme altyapısı: telefon görüşmelerinin yürütülmesi, metne dönüştürülmesi ve özetlenmesi amacıyla ElevenLabs (görüşme kaydı, dökümü ve özeti).
• Harita ve adres hizmetleri: işletme adresinizin koordinata dönüştürülmesi ve çevre bilgisi amacıyla OpenStreetMap/Nominatim ve Google Maps Platform.
• Dosya saklama: tarafımıza gönderdiğiniz görsel ve belgelerin saklanması amacıyla Google Drive.
• İç ekip bildirim altyapısı: talebinizin ilgili çalışana yönlendirilmesi amacıyla Telegram (ad, telefon ve mesaj özeti ile sınırlı).
• Ödeme kuruluşu: kart ile tahsilat yapılması halinde iyzico Ödeme Hizmetleri A.Ş. (kimlik/vergi numarası, iletişim ve fatura bilgileri).
• Muhasebe ve e-belge: cari kayıt, fatura ve e-arşiv süreçleri için muhasebe yazılımı (Paraşüt) ile mali müşavirimiz.
• Yetkili kamu kurum ve kuruluşları ile adli merciler: mevzuattan doğan bilgi ve belge talepleri kapsamında.

Yukarıda sayılan sağlayıcılardan uygulama barındırma, veritabanı, e-posta, mesajlaşma, hata izleme ve yapay zekâ hizmetleri yurt dışında yerleşik kuruluşlar tarafından sunulmaktadır. Bu nedenle kişisel verileriniz, hizmetin sunulabilmesi için gerekli olduğu ölçüde yurt dışına aktarılmaktadır.

Aktarım, KVKK m.9 kapsamında; Kurul tarafından yeterlilik kararı bulunması halinde bu karara, aksi halde standart sözleşme veya diğer uygun güvencelere dayanılarak gerçekleştirilir. Uygulanan güvenceye ilişkin bilgi talebinizi bize iletebilirsiniz.

Kişisel verileriniz; portal üzerindeki teklif ve sipariş formları, size özel bağlantılarla erişilen müşteri sayfaları, WhatsApp/Instagram/Facebook mesajlaşma kanalları, telefon görüşmeleri, e-posta yazışmaları, saha ziyaretleri ve teslimat sırasında çekilen teslim fotoğrafları aracılığıyla, kısmen otomatik ve otomatik olmayan yollarla toplanır.

Verileriniz doğrudan sizden alınabileceği gibi, işletmenizi temsile yetkili kişiler veya bölge temsilcimiz aracılığıyla da elde edilebilir.

Kişisel verileriniz, işleme amacının gerektirdiği süre ile ilgili mevzuattaki zamanaşımı ve saklama süreleri boyunca saklanır; sürenin sonunda periyodik imha döngümüz kapsamında silinir veya yok edilir.

Başlıca süreler: ticari defter ve belgeler ile faturaya esas kayıtlar için 10 yıl (TTK m.82) ve vergi mevzuatı uyarınca 5 yıl; ticari elektronik ileti onay ve gönderim kayıtları için, onayın geçerliliğinin sona erdiği veya iletinin gönderildiği tarihten itibaren 3 yıl (Ticari İletişim Yönetmeliği m.13); sözleşme ilişkisinden doğan talepler bakımından 10 yıllık genel zamanaşımı süresi; kişiye yapılamayan teslimlerde çekilen teslim fotoğrafları ve çekim konumu için teslim tarihinden itibaren 2 yıl (fotoğrafı görüntüleme bağlantısı müşterimize 90 gün açık kalır).

Veri sorumlusuna başvurarak aşağıdaki haklarınızı kullanabilirsiniz:

• Kişisel verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenme,
• İşlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,
• İşlenme amacını ve amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
• Yurt içinde veya yurt dışında verilerinizin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,
• Eksik veya yanlış işlenmiş olması hâlinde bunların düzeltilmesini isteme,
• KVKK m.7’de öngörülen şartlar çerçevesinde silinmesini veya yok edilmesini isteme,
• Düzeltme, silme ve yok etme işlemlerinin verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
• İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle aleyhinize bir sonuç ortaya çıkmasına itiraz etme,
• Kanuna aykırı işleme sebebiyle zarara uğramanız hâlinde zararın giderilmesini talep etme.

Başvurunuzu, kimliğinizi tevsik edici bilgilerle birlikte bilgi@bipaket.net adresine (sistemimizde kayıtlı e-posta adresinizden), Alemdağ Mah. Meram Çıkmazı Sk. No:2B Çekmeköy / İstanbul adresine yazılı olarak veya güvenli elektronik imzanızla iletebilirsiniz. Talebinizin konusunu açıkça belirtmeniz süreci hızlandırır.

Başvurunuz, talebin niteliğine göre en kısa sürede ve her hâlde en geç 30 gün içinde ücretsiz olarak sonuçlandırılır. İşlemin ayrıca bir maliyet gerektirmesi hâlinde, Kurulca belirlenen tarifedeki ücret alınabilir (yazılı yanıtta ilk 10 sayfa ücretsizdir).

Başvurunuzun reddedilmesi, verilen yanıtı yetersiz bulmanız veya süresinde yanıt verilmemesi hâlinde, yanıtı öğrendiğiniz tarihten itibaren 30 ve her hâlde başvuru tarihinden itibaren 60 gün içinde Kişisel Verileri Koruma Kurulu’na şikâyette bulunabilirsiniz.